3131. Inbox cero con IA: Facturas

Esta semana veremos un ciclo de inbox cero con IA. Empezamos con las facturas. Veremos cómo lo organizo para que se filtren y clasifiquen solas.

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Ahora sí, vamos al lío. Esta semana haremos un ciclo de gestión del correo electrónico (en mi caso Gmail) con inteligencia artificial. Durante cinco episodios voy a compartir distintas automatizaciones que me están ayudando a acercarme mucho más al inbox cero.

Empiezo con uno de los casos más prácticos y universales. La gestión de las facturas. Hasta ahora, cuando recibía una factura por correo, tenía que descargar el PDF, cambiarle el nombre, guardarlo en Google Drive y comprobar, al terminar el trimestre, que no faltase ninguna.

El problema es que no todos los proveedores funcionan igual. Algunos adjuntan directamente el PDF. Otros envían un enlace para descargarlo. Otros obligan a entrar en su área de cliente. Y algunos, como Amazon, ni siquiera avisan de que la factura está disponible. Todo esto provoca que, cada trimestre, tengamos que repasar servicios, meses y proveedores para asegurarnos de que no nos dejamos nada.

Ahora, en mi caso, prácticamente todo el proceso se hace solo. Cuando llega una factura adjunta, la automatización abre el PDF, localiza la fecha y el número de factura, cambia el nombre del archivo y lo guarda en la carpeta del trimestre correspondiente.

Por ejemplo, puede convertir un archivo con un nombre incomprensible en algo como movistar-7-2026.pdf y archivarlo directamente en el tercer trimestre de 2026.

Si la factura llega mediante un enlace, la automatización abre ese enlace, descarga el documento y sigue exactamente el mismo proceso. Y cuando es necesario entrar en la página web del proveedor, utiliza Playwright para acceder al área de usuario, localizar el apartado de facturación, descargar el PDF y archivarlo.

Incluso tengo controlados los proveedores que no mandan ningún aviso. En esos casos, una tarea programada (vía cron o systemd) entra periódicamente en sus páginas, revisa si hay nuevas facturas y las descarga. Con Amazon, por ejemplo, puede revisar las compras y solicitar la factura cuando todavía no está disponible.

Eso sí, es necesiario crear unas reglas distintas para cada proveedor. No es recomendable decirle al sistema que gestione cualquier factura de cualquier forma. Cada empresa manda sus documentos